Presenteren is een vorm van communicatie waar je informatie over wil dragen naar 1 of meerdere personen tegelijkertijd. Bij het presenteren van je idee in een 1 op 1 situatie is dat over het algemeen eenvoudiger omdat je meteen feedback hebt of je boodschap overkomt en je de strategie kunt aanpassen als deze niet werkt zoals je wilt. Om goed te presenteren is er rapport nodig om de communicatie optimaal te laten verlopen. Verder je lichaamstaal moet je boodschap ondersteunen waarbij niet aleen de woorden kloppen maar ook je tonaliteit en non verbale communicatie.
Om te kunnen presenteren voor een groter publiek vanaf een podium is er meer voor nodig. Lichaamstaal en tonaliteit houden hetzelfde belang terwijl je nu rapport moet krijgen met een grotere groep mensen. Vaak heb je hulpmiddelen tot je beschikking zoals een scherm maar beschouw deze zaken als hulpmiddel en niet als het belangrijkste want dat ben jezelf die presenteert. Om een goede presentatie te geven zijn er een aantal zaken waar rekening gehouden moet worden:
Omdat we zoveel mogelijk mensen willen bereiken met onze presentatie is het goed om rekening te houden met de verschillende leerstijlen en informatie verwerkings eigenschappen.
Leerstijlen
Er zijn een aantal leerstijlen gedefineerd door Kolb, Honey and Mumford, Jung and Bernard McCarthy. Deze hebben veel overeenkomsten en kosten veel tijd om ze allemaal te leren. Om dit eenvoudig te houden zijn er vier onderscheidende leerstijlen die allemaal in een presentatie behoren te zitten om zo veel mogelijk personen te bereiken. Deze leerstijlen zijn:
Waarom leerstijl
Personen met de leerstijl "waarom" leren het beste waneer ze kunnen discusieren over de reden dat iets moet gebeuren. "Waarom zouden we dit moeten weten?". Ze willen de reden weten voordat ze iets willen doen. Dit is meestal de grootste groep. (35%)
Wat leerstijl
De personen met een "wat" leerstijl hebben behoefte aan informatie. Deze informatie kan verteld worden of op papier gezet worden. Deze groep heeft veel behoefte aan informatie en zullen dan ook aantekeningen maken. Om ze niet de hele presentatie aan het schrijven te houden is het goed om handouts te geven en daarbij te zeggen dat alles in de handouts staat en er geen aantekeningen gemaakt hoeven te worden. Deze groep is ongeveer 22% van het publiek in de zaal.
Hoe leerstijl
De "hoe" personen leren het beste met het doen van dingen. Om deze personen in de presentatie te betrekken is het goed om een voorbeeld te geven hoe het werkt. Deze personen zijn ook degene van het niet lezen van de gebruiksaanwijzing maar het meteen beginnen te ontdekken van hoe het werkt. In de zaal zullen er ongeveer 18% zitten met deze leerstijl.
Wat als leerstijl
De personen met de "wat als" leerstijl leren het best door het zelf te ontdekken. Ze zullen er veranderingen in aanbrengen en het verder brengen of in een andere context plaatsen. De wat als groep is ongeveer 25% groot.
Presentatie opbouw
Om de personen van alle vier de categorieen te bereiken zul je ze alle vier in de presentatie moeten verwerken. Het beste is ze ook nog in een bepaalde volgorde te plaatsen.
Informatie verwerkings eigenschappen.
Naast de leerstijl is ook de manier hoe de informatie verwerkt wordt belangrijk. Dit is uitgebreid beschreven bij het hoofstuk over het overtuigingskanaal van de metaprogramma's. Voor presenteren zijn alleen de belangrijkste vier, te weten visueel, auditief, kinestetic en auditief digitaal, belangrijk. Zoals ook bij de leerstijlen mag er vanuit worden gegaan dat de vier overtuigings kanalen aanwezig zijn bij de toiehoorders. In extreme gevallen, zoals bij bepaalde beroepsgroepen, kan er een dominante overtuigingswijze zijn. Voorbeelden zijn er bijvoorbeeld bij sofware programmeurs (auditief-digitaal) Electronici (visueel) of mensen uit de zorg (kinestetisch).
Laten we beginnen met een normale opbouw in de zaal van de overtuigingskanalen. Om de personen met de vier verschillende overtuigings wijze te bereiken is een presentatie nodig met plaatjes, beelden voor de visueel ingestelde personen. De auditieve personen zijn te bereiken met geluiden of de voordracht van de presentatie zelf. Bij de personen met een kinestische informatie verwerkings eigenschap zal het gevoel aangesproken moeten worden. Dit kan het beste gebeuren door te beginnen in een laag tempo en met een stem die meer uit de maagstreek komt. Voor de auditief digitale personen is informatie belangrijk waarbij ze het best te bereiken zijn door een agenda te presenteren voorin de presentatie zodat ze weten waarover het gaat en de informatie die daarna komt goed kunnen opnemen.
Om te bereiken dat ze je presentatie herinneren is het belangrijk waar je zelf staat, waar de flipchart staat en waar je presenteert met je beamer/overhead projector. Het belangrijkste is dat je aan de linkerkant van het podium staat, gezien vanuit de zaal, en liefst iets verhoogd. De personen in de zaal moeten dan links omhoog kijken wat visueel herinnerd is als je bij de oogpatronen kijkt.
Zitten of staan.
Als je zit let er dan op dat je een beetje gedraaid zit tov de personen in de zaal. Belangrijk is ook dat je bij de verschillende type boodschappen die je wil overdragen verschillende houdingen aanneemt zodat de personen in de zaal zich op basis van de houding ook de soort boodschap krijgen. Hetzelfde geld ook als je de presentatie staand doet en het podium gebruikt om de verschillende type boodschappen te geven.
Bewegen over het podium.
Je zou kunnen denken aan de problemen zo ver mogelijk rechts te presenteren achter op het podium en de oplossing die je wilt laten herinneren links voor op het podium. Of als je een anecdote verteld zou je dat midden voor kunnen doen. Dit zijn ankers die je gebruikt. Let er wel op dat voor je begint er ankers van vorige sprekers kunnen zijn. Om die te doorbreken is zou je bijvoorbeeld en grapje, liefst een beetje ten koste van jezelf, kunnen vertellen op de plaats die je in gedachte hebt dat ze de informatie herinnneren.
Een andere mogelijkheid is dat je het podium rechts voor gebruikt voor nieuwe informatie en als je klaar bent met dit onderwerp of na een aantal vragen hebt beantwoord je naar links achter op het podium beweegt. Je zou ook de zittende houding kunnen gebruiken om informatie te geven en na een paar keer deze bewegingen te hebben gemaakt pakken de mensen in de zaal al bijna automatisch een pen wanneer je gaat zitten.
Stemgebruik
Dit alles zou je ook nog kunnen ondersteunen met je stem door verschillende volumes, tempo's, kortom de tonaliteit, te gebruiken bij verschillende plaatsen op het podium om de ankering nog dieper te maken.
Bewegingen
Ook bewegingen van je hand of arm kunnen gebruikt worden om onderwerpen of bepaalde fases in de presentatie te ankeren. Satir categorieën heb je al een aantal universele houdingen die je kunt gebruiken om je boodschap te ondersteunen. Voor de meeste presentaties is de leveler een uitstekende houding want hij straalt vertrouwen uit door zijn congruente houding. Deze leveler houding is er een waarbij je je voeten onder je hebt staan en het gewicht gelijk over beide voeten verdeeld is. De handen zijn met de palmen naar beneden en de vingers naar buiten wijzend. Deze houding zegt: Zo is het, dit zijn de feiten. Wanneer je begint is ook de leveler een goede houding om de aandacht naar je toe te trekken door alleen maar zo te staan en niet te zeggen. Op deze manier wanneer de zaal stil is heb je controle over het publiek.
Een andere categorieen die goed van pas kan komen is bijvoorbeeld computer als je feiten moet presenteren.
Alle andere satir categorieen zijn voor presentaties niet zo geschikt.
Om optimaal te comminiceren is een goed rapport belangrijk. Rapport beschreven in een van de vorige hoofdstukken gaat voornamelijk in in wat je moet doen in een 1 op 1 situatie terwijl er nu een 1 op veel situatie is. Om nu contact met een groter groep personen te krijgen is er de presentatie mode waar je in moet gaan voordat je een presentatie gaat beginnen. Dit zijn 8 stappen die als resultaat hebben dat je een met de ruimte bent en alles kunt waarnemen in jezelf en in de ruimte.
Dit lijkt een lange voorbereidings tijd nodig te hebben terwijl je voor de zaal staat en niets doet. Daarom is stap 2 belangrijk om de controle over de zaal te krijgen door op een gebalanceerde manier te staan waaruit controle blijkt. Hierdoor zullen gedurende de rest van de stappen de zaal stil worden zodat je in de presentatie mode kunt beginnen. Voor degene die al eens een presentatie hebben gegeven en er op een gegeven moment achter kwamen dat ze klaar waren maar geen idee meer hadden waar ze het over hebben gehad is een goede omschrijving van de presentatie mode. Deze presentaties gingen goed want er was contact op het onbewuste nivo waarbij er rapport, contact en feedback was. Deze stappen zijn nu bedoeld deze mode te bereiken voordat je aan een presentatie gaat beginnen in plaats van tijdens of helemaal niet.
Gedachte leegmaken
Op het moment dat je voor de zaal staat, ongeacht wat er gaande is, moet je je gedachte leegmaken. Het enigste waar je nog aan moet denken is wat je hier wilt gaan doen met de zaal.
Confortabel staan
Ga in de presentatie houding staan. Dit is een houding waar je gebalanceerd staat met je zwaartepunt boven je enkels met op beide voeten hetzelfde gewicht.De benen zijn lichtje gespreid. Om de rest van de houding te bepalen stel je voor dat je een marionet bent met beweegbare schanieren en bedenk dat als je aan het touwtje boven aan trekt dat je lichaam recht en symetrisch staat met je armen langs je lichaam waarbij je gebalanceerd naar voren en achter kan bewegen.
Ademhaling
Meestal zullen mensen die aan een presentatie willen beginnen diep inademen en dan ....... Dit is niets iets wat goed werkt en beter is een rustige ademhaling te hebben die begint door diep in te ademen door de neus en langzaam door de mond uit en dit te blijven herhalen.
Aandacht naar binnen verplaatsen
Nadat je weer rustig ademhaalt verschuif de aandacht voor een moment naar binnen.
Focus punt
De volgende stap is je concenteren op een punt achter in de zaal waar je makkelijk naar kunt kijken en concenteer je daarop. Z'n punt is bij voorkeur hoger dan de horizon en recht vooruit.
Bewustwording vergroten
Kijk nu naar het focus punt en laat je bewustwording groeien todat je bewust bent van all vier de hoeken, ook de twee achter je, en wat daar gebeurd. dit wordt ook wel peripheral vision genaamd.
Een met de ruimte worden.
Nadat je je bewust bent van alles en ook de personen in de zaal kun je experimenteren door oogcontact te maken terwijl je in peripheral vision blijft. Je bent je nu bewust van alles wat er in de zaal gebeurd en maakt het je nu mogelijk om een gewelkdige presentatie te geven.
Presenteren
Start nu de presentatie.
Tonaliteit rapport
Je kunt tijdens je presentatie je tonaliteit gebruiken door verschillende boodschappen met een verschillende tonaliteit te presenteren. Een voorbeeld zou kunnen zijn door bijvoorbeeld een vertel stem, zoals je een sprookje verteld aan een kind, te gebruiken voor zaken die je in de toekomst wil bereiken (links op het podium staan voor de toehoorder), een zakelijke stem voor informatie en een enthosiaste stem voor hoe je dat wil bereiken (rechts op het podium staan)
Gezegdes/woord rapport
Door een gezegde of woord te herhalen in de presentatie kun je een begriip koppelen aan dit gezegde of woord. Voorbeelden zijn bijvoorbeeld "I have a dream" of "Just do it".
Om iedereen te kunnen bereiken is het belangrijk de mensen aan te spreken in de manier die het beste bij hun past. Hier zijnde overtuigings kanalen, visueel, auditief, kinesthetisch en auditief-digitaal, ook een goed hulpmiddel. Zoals ook al beschreven bij de opbouw van de presentatie willen we de informatie ontvangen in ons voorkeurs overtuigingskanaal. Om te leren van sprekers, zoals JFK of Martin Luther King, is er een patroon herkenbaar dat we ook kunnen gebruiken.
Deze sprekers beginnen in een langzaam tempo met een lage stem (buik). Hierbij brengen ze pauzes aan of spreken aarzelend. (K). Hierbij gebruik je kinesthetische woorden over gevoel. Vervolgens ga je van kinesthetisch via auditief (A) naar Visueel(V).
K -> A -> V
Deze volgorde is van belang want als je bijvoorbeeld zou starten in een visuele mode dan is de kans dat je nog rapport krijgt met de kinesthetisch personen klein want die zijn meteen afgehaakt.
Het beste wat je dus kunt doen is beginnen met de kinethetische personen en als je rapport met deze personen hebt gemaakt dan ga je naar auditief. Hierbij versnel je een beetje, varieer je je tonaliteit en maak je stem een beetje minder laag. De kinesthetisch personen zullen dit volgen omdat als je rapport met iemand hebt zullen ze je volgen. Om nu de derde group van visuele personen te bereiken versnel je je spraak weer en brengt de stem hoger in je lichaam (keel), verhoogt het tempo en gebruik visuele woorden.
Als je dit nu goed gedaan hebt zijn alle personen uit de zaal in rapport en is de informatie overdracht optimaal. De vierde groep zijnde auditief-digitale personen. Deze groep volgt een van de vorige 3 overtuigswijze in het verkrijgen van rapport. Voor deze groep is informatie van belang en minder de manier waarop.
Om de verschillende overtuigingswijze het best aan te spreken zijn er een aantal woorden die je zou kunnen gebruiken bij de volgende groepen
| Kinesthetisch | Auditief | Visueel |
Gevoel Voelen drukkend zwaar raken warm Inleven | Horen Klinken luisteren Toon klankbord aanhoren instemmen | Zien beeld kijken licht schitteren kleurrijk inzicht |
Gebruik zeze woorden om de personen met de verschillende overtuiginswijze te bereiken.
Nu is het eindelijk zover. De presentatie gaat beginnen. Je hebt al rapport met de zaal en je bent in de goede staat om te beginnen.
Een start waarbij een aantal zaken, beschreven in de vorige hoofdstukken, meteen aan de orde komen is bijvoorbeeld:
"Goede ....., hoe voelen jullie je vandaag?. Zijn jullie er klaar voor? We gaan het hebben over .... Hoe klinkt dat? Voor degene die mij nog niet kennen laat ik eerst vertellen wie ik ben. Ik ben ...." Ik ben blij dat jullie er allemaal zijn en we zullen het gaan hebben over ...."
Na het intro is het zaak de presentatie te geven met de voorafbepaalde volgorde beschreven in de presentatie opbouw. Houd rekening met de informatie verwerkings eigenschappen door gebruik te maken van alle voorkeurs systemen.
Meer informatie hoe communicatie werkt vind je hieronder